Weise Aufgaben effizient zu!

Artikel#: 00026

Datum: 2020-08-15

Autor: Radim

Die Qualität des Aufgabenergebnisses hängt nicht nur von den zugewiesenen Personen ab, sondern vor allem vom Auftraggeber.
Wenn die Aufgabe nicht richtig zugewiesen wurde, kann sie auch nicht richtig ausgeführt werden.
Der Eingang bestimmt den Ausgang. („Shit in, shit out.“)

Sammle und organisiere zuerst deine Gedanken, damit die Aufgabe sinnvoll ist und du genau weisst, welches Ziel du mit der Aufgabe erreichen möchtest.
„Wer sein Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden.“ - Christian Morgenstern

Wähle die richtigen Personen für die Aufgabe, die hinsichtlich ihrer Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Interessen am besten passen.

Erkläre die Aufgabe.
Gehe ins ausreichende Detail.
Betone, WARUM die Aufgabe wichtig ist und WAS das erwartete Ergebnis ist.

Bespreche mögliche Lösungen zusammen, und bestehe nicht nur auf deinen.
Lass die Leute die Arbeit so angehen, wie sie es für am besten halten. (Lass sie anfangen, für sich selbst zu denken und nicht nur blind deine Befehlen zu folgen.)
Die zugewiesene Person muss die volle Verantwortung für die Aufgabe übernehmen.

Erstelle gemeinsam mit den zugewiesenen Personen einen einvernehmlich festgelegten Zeitplan mit Meilensteinen.
Definiere Termine, die angemessen genug sind, um erreicht werden zu können, aber eng genug, um inspirierend zu sein.

Fasse den Aufgabenumfang, die Ziele sowie den Zeitplan und die Verantwortlichkeiten in einer E-Mail zusammen, damit die vereinbarten Punkte später wieder angeschaut werden können.

Stelle die erforderlichen Unterlagen, Ressourcen und Schulungen bereit.
Biete ausreichende Unterstützung und stehe für Fragen zur Verfügung.

Überprüfe die Arbeit gelegentlich und gebe Feedback.
Es gibt dir einen Einblick in den Fortschritt und gibt den zugewiesenen Personen die Möglichkeit, Fragen oder Hindernisse anzusprechen, die sich ergeben haben.

Nehme dir Zeit, um alle eingereichten Arbeiten zu überprüfen.
Akzeptiere nur gute Qualität und voll erledigte Aufgabe.

Erkenne an und belohne die Mühe.
Vergiss nicht, Danke zu sagen!

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Kommentar#: 00001

Datum: 2021-05-04

Benutzer: Radim

"Nichts "beglückt" uns Menschen mehr, als wenn wir immer wieder unsere Einmaligkeit und Einzigartigkeit unter Beweis stellen können."
- www.comforce-ctc.com

Kommentar#: 00002

Datum: 2021-06-15

Benutzer: Radim

Wenn ein Experte die Aufgabe genau so machen muss, wie Sie es möchten, verliert er plötzlich den Expertentitel, weil er seine Methodik nicht anwenden kann.

Kommentar#: 00003

Datum: 2022-07-01

Benutzer: Radim

"Wenn du es nicht einfach erklären kannst, verstehst du es nicht gut genug."
- Albert Einstein

Kommentar#: 00004

Datum: 2022-07-12

Benutzer: Radim

Der Auftrag muss:
1. eindeutig
2. realistisch
3. zeitgebunden
4. widerspruchsfrei
5. messbar, überprüfbar
6. ergebnisorientiert
sein.

Kommentar#: 00005

Datum: 2022-10-22

Benutzer: Radim

"Warum machen Sie das? Haben Sie schon einmal an etwas gearbeitet ohne zu wissen warum? Man hat Sie einfach dazu angewiesen. Das kommt ziemlich häufig vor. Deshalb ist es so wichtig, zu fragen, warum Sie an etwas arbeiten. Wofür? Wer hat etwas davon? Was soll damit erreicht werden? Wenn Sie die Antwort auf diese Fragen kennen, verstehen Sie auch Ihre Arbeit besser."
- Jason Fried, David Heinemeier Hansson. Riemann Verlag (2010). Rework. Business intelligent & einfach (Seite 108).

Kommentar#: 00006

Datum: 2022-10-22

Benutzer: Radim

"Sagen Sie nie "so schnell wie möglich". Dieser Satz ist das reine Gift. Jeder will alles so schnell wie möglich erledigt haben. Wenn Sie an jede Bitte ein "so schnell wie möglich" hängen, sagen Sie damit, dass alles höchste Priorität hat. Aber wenn alles höchste Priorität hat, dann hat Priorität keine Bedeutung mehr. (Schon komisch, wie alles oberste Priorität hat, bis man anfängt, selbst eine Rangliste zu erstellen, weil man es muss.)
"So schnell wie möglich" wird inflationär gebraucht. Dadurch wird jede Anfrage entwertet, die diesen Zusatz nicht enthält. Und ehe Sie wissen, wie Ihnen geschieht, wird eine Aufgabe nur noch erledigt, wenn Sie sie mit dem Vermerk "so schnell wie möglich" versehen. Doch die meisten Aufgaben rechtfertigen diese Hysterie gar nicht. Wenn etwas nicht sofort erledigt wird, sirbt deshalb niemand. Niemand wird deswegen entlassen. Es wird die Firma kein Vermögen kosten. Damit sorgt man nur für künstlichen Stress, der dann zum Burnout und Schlimmerem führt.
Reservieren Sie daher solche Formulirungen für echte Notfälle. Wenn Nichstun direkte, spürbare Folgen hat. Und für alle anderen Fälle gilt: nur ruhig Blut."
- Jason Fried, David Heinemeier Hansson. Riemann Verlag (2010). Rework. Business intelligent & einfach (Seite 276).

Kommentar#: 00007

Datum: 2023-03-08

Benutzer: Radim

Wissen Sie, was AI ('KI' auf Deutsch) bedeutet? Ja, AI bedeutet Artificial Intelligence ('Künstliche Intelligenz' auf Deutsch)...
Und wissen Sie, was AE ('KB' auf Deutsch) bedeutet? Nun, AE bedeutet Artificial Engagement ('Künstliche Beschäftigung' auf Deutsch). Sie können KB in Organisationen beobachten, in denen die gemeinsame Vision nicht klar ist und in denen sich die Führung nicht darum kümmert, die Vision in die Realität umzusetzen. In der Organisation mit KB ist jeder irgendwie beschäftigt, aber es hilft nicht auf dem Weg zum realistischen Ziel (zur Verwirklichung der Vision).

Kommentar#: 00008

Datum: 2023-07-25

Benutzer: Radim

"Ja, es ist definitiv sinnvoll, dass der Chef die Mitarbeiter fragt, wie sie das Problem lösen würden. Diese Herangehensweise hat viele Vorteile:

1. Förderung der Mitarbeiterbeteiligung: Indem der Chef die Mitarbeiter nach ihrer Meinung fragt, fühlen sie sich einbezogen und geschätzt. Das steigert die Mitarbeiterbeteiligung und Motivation, da sie das Gefühl haben, dass ihre Ideen und Beiträge wichtig sind.

2. Vielfalt an Perspektiven: Die Mitarbeiter bringen unterschiedliche Erfahrungen, Fachkenntnisse und Blickwinkel mit. Indem sie in den Problemlösungsprozess einbezogen werden, können verschiedene Perspektiven berücksichtigt werden, was zu umfassenderen und kreativeren Lösungsansätzen führt.

3. Stärkung des Teamgeists: Das Einholen von Vorschlägen der Mitarbeiter fördert ein Teamgefühl und stärkt den Zusammenhalt. Mitarbeiter arbeiten besser zusammen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Meinung zählt und sie als Teil des Entscheidungsprozesses anerkannt werden.

4. Entwicklung von Fähigkeiten und Potenzialen: Durch die Beteiligung an der Problemlösung haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten zu zeigen und sich weiterzuentwickeln. Der Chef kann so verborgene Talente im Team entdecken und fördern.

5. Bessere Entscheidungsfindung: Mitarbeiter können wertvolle Informationen und Erkenntnisse liefern, die dem Chef bei der Entscheidungsfindung helfen. Durch die Einbeziehung aller Beteiligten werden fundiertere und ausgewogenere Entscheidungen getroffen.

6. Steigerung des Veränderungsmanagements: Wenn die Mitarbeiter in den Problemlösungsprozess eingebunden sind, sind sie eher bereit, Veränderungen zu akzeptieren und umzusetzen. Da sie aktiv an der Lösung beteiligt waren, sind sie eher motiviert, die Veränderung erfolgreich umzusetzen.

7. Förderung einer lernenden Organisation: Das Einholen von Ideen und Lösungsvorschlägen der Mitarbeiter fördert eine lernende Organisation. Durch den offenen Austausch von Informationen und Erfahrungen kann die Organisation sich kontinuierlich verbessern.

8. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter, die in den Entscheidungsprozess einbezogen werden, fühlen sich wertgeschätzt und haben oft eine höhere Zufriedenheit mit ihrer Arbeit und ihrem Arbeitsplatz.

Insgesamt kann das Befragen der Mitarbeiter nach ihren Lösungsideen zu einer positiven Arbeitsatmosphäre, besseren Entscheidungen und einer effektiven Problemlösung führen. Es stärkt die Beziehung zwischen Chef und Mitarbeitern und kann langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen."

- https://chat.openai.com (Ist es sinnvoll, dass der Chef die Mitarbeiter fragt, wie sie das Problem lösen würden?)

Kommentar#: 00009

Datum: 2023-08-11

Benutzer: Radim

"Wie Sie fünfzig Prozent Ihrer geschäftlichen Sorgen loswerden.

Jeder, der mir ein Problem vortragen möchte, muss zunächst ein Memorandum vorbereiten und einreichen, das diese vier Fragen beantwortet:
1. Worin besteht das Problem?
2. Was ist die Ursache des Problems?
3. Was sind die möglichen Lösungen für das Problem?
4. Welche Lösung schlagen Sie vor?

Meine Mitarbeiter kommen nur noch selten mit ihren Problemen zu mir. Und warum? Weil sie herausgefunden haben, dass sie zur Beantwortung dieser vier Fragen alle Fakten zusammentragen und ihre Probleme durchdenken müssen. Und wenn sie das getan haben, stellen sie fest, dass sie mich in drei Vierteln der Fälle überhaupt nicht konsultieren müssen, weil die richtige Lösung wie ein Stück Brot aus dem Toaster kommt. Selbst in den Fällen, in denen eine Konsultation erforderlich ist, dauert die Diskussion nur etwa ein Drittel der normalerweise benötigten Zeit, weil sie auf einem geordneten, logischen Weg zu einem vernünftigen Ergebnis führt."

Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator von:
- Dale Carnegie. Crescent News (1944). How to Stop Worrying and Start Living.
- https://www.youtube.com/watch?v=fKzlc_N2yxw (01:07:50 - 01:09:53)

Kommentar#: 00010

Datum: 2023-08-11

Benutzer: Radim

"Grundlegende Techniken zur Analyse von Sorgen:
Regel 1 - verschaffen Sie sich die Fakten. Die Hälfte aller Sorgen auf der Welt wird von Menschen verursacht, die versuchen, Entscheidungen zu treffen, bevor sie über ausreichende Kenntnisse verfügen, um eine Entscheidung treffen zu können.
Regel 2 - treffen Sie Ihre Entscheidung nach sorgfältigem Abwägen aller Fakten.
Regel 3 - sobald eine Entscheidung sorgfältig getroffen wurde, handeln Sie, setzen Sie Ihre Entscheidung um und vergessen Sie alle Bedenken hinsichtlich des Ergebnisses.
Regel 4 - wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter versucht sind, sich über ein Problem Gedanken zu machen, schreiben Sie sich die folgenden Fragen auf und beantworten Sie sie:
a) Was ist das Problem?
b) Was ist die Ursache des Problems?
c) Was sind die möglichen Lösungen?
d) Was ist die beste Lösung?"

Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator von:
- Dale Carnegie. Crescent News (1944). How to Stop Worrying and Start Living.
- https://www.youtube.com/watch?v=fKzlc_N2yxw (01:12:50 - 01:13:50)

Kommentar#: 00011

Datum: 2023-08-18

Benutzer: Radim

"Graben Sie nicht zu tief in irgendetwas, weil es uns Geld kostet. Tun Sie einfach so, als wären wir Experten und hoffen Sie, dass die anderen die Kastanien aus dem Feuer holen."
- unbenannter Benutzer (eigene Erfahrungen, die zu dieser ironischen Aussage führen)

Kommentar#: 00013

Datum: 2023-08-25

Benutzer: Radim

"Wir alle haben Ideen. Ideen sind unsterblich. Sie halten ewig.
Doch was nicht ewig hält, ist die Inspiration. Inspiration ist wie frische Milch oder frisches Obst: Sie hat ein Verfallsdatum.
Wenn Sie etwas tun wollen, müssen Sie es jetzt tun. Sie können es nicht auf die lange Bank schieben und zwei Monate warten, bis Sie Zeit haben. Sie können nicht einfach sagen, das machen Sie später. Später sind Sie nicht mehr so enthusiastisch und energiegeladen.
Wenn Sie freitags die Muse küsst, sollten Sie das Wochenende abschreiben und sich auf Ihr Projekt stürzen. Wenn Sie richtig inspiriert sind, können Sie die Arbeit von zwei Wochen in 24 Stunden erledigen. So gesehen ist Inspiration eine Zeitmaschine.
Inspiration ist etwas Magisches, sie steigert die Produktivität enorm, sie motiviert unglaublich. Aber sie wartet nicht auf Sie. Inspiration gilt nur für das Jetzt. Wenn die Inspiration Sie packt, greifen Sie zu und machen Sie sich ihre Energie zunutze."
- Jason Fried, David Heinemeier Hansson. Riemann Verlag (2010). Rework. Business intelligent & einfach (Seite 279).

Kommentar#: 00014

Datum: 2023-10-04

Benutzer: Radim

"Entmutigen Sie niemals jemanden, der kontinuierlich Fortschritte macht, egal wie langsam."
- Plato

Kommentar#: 00015

Datum: 2023-10-06

Benutzer: Radim

"Den richtigen Chef zu Beginn der Karriere zu haben, ist ein großer Segen".
Übersetzt von:
- Sandeep M.

Kommentar#: 00016

Datum: 2024-01-05

Benutzer: Radim

Lasst uns die Dinge beschleunigen!

Ein Mann braucht eine Stunde, um ein 1 m tiefes, 1 m breites und 1 m langes Loch zu graben. Wie viel Zeit braucht man, wenn man 10 Männer einsetzt?

ChatGPT: "Wenn ein Mann ein Loch von 1 m Tiefe, 1 m Breite und 1 m Länge in einer Stunde graben kann und 10 Männer gleichzeitig arbeiten, kann man die Zeit durch die Anzahl der Männer teilen, um die Gesamtzeit zu ermitteln, die die Gruppe für die Aufgabe benötigt.

Es würde also 1 Stunde / 10 Männer = 0,1 Stunden (oder 6 Minuten) dauern, bis die Gruppe von 10 Männern das Loch gegraben hat.

Sind Sie mit der Antwort von ChatGPT einverstanden?

Kommentar#: 00017

Datum: 2024-01-05

Benutzer: Radim

Ich habe die Lösung gefunden !!!
Aber leider passte das Problem nicht zu meiner Lösung.
:-)