Speichere Email-Nachrichten im Projektordner!
Artikel#: 00045
Datum: 2020-12-24
Autor: Radim
Während eines Projekts kann es erforderlich sein, herauszufinden, was bisher passiert ist.
Lesen des Projekttagebuchs und des Email-Verlaufs kann sehr hilfreich sein.
Es ist vorteilhaft, Email-Nachrichten mit ihren Anhängen im Projektordner auf dem Unternehmensserver zu speichern.
Da die anderen Dokumente (Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, CAD-Zeichnungen, PDFs usw.), die sich auf das Projekt beziehen, im Projektordner auf dem Unternehmensserver gespeichert sind, sollten auch Email-Nachrichten dort abgelegt werden.
Man muss nicht mehr ständig zwischen dem Datei-Explorer für reguläre Dokumente und dem Email-Client für Email-Nachrichten wechseln.
Das Speichern von Emails als einzelne Dateien auf dem Unternehmensserver ist eine effektive Archivierungslösung.
Man kann Emails mit Windows Explorer anzeigen.
Man kann den Benutzerzugriff mit Dateisystemberechtigungen steuern.
Jeder, der Zugriff auf das Serverlaufwerk hat, kann auf die dort gespeicherten Email-Nachrichten zugreifen, sodass die Emails von den Teammitgliedern gut geteilt werden.
Man kann die Volltextsuche mit der Windows-Suchfunktion für die gespeicherten Dateien durchführen.
Man kann Emails zwischen mehreren Computern als Kopie auf einem USB-Speicherstick verschieben.
Man kann die neuesten projektrelevanten Nachrichten schnell an einem Ort nachlesen.
In einem Ordner sollten eine Email (z.B. als PDF-Datei gedruckt) und alle zugehörigen Anhänge gespeichert werden.
Der Name des Ordners kann beispielsweise so aussehen:
DatumUndZeitStempel - Betreff - (Absender)
Wenn jemand im Unternehmen eine Email gesendet hat, sollte er die Email mit ihren Anhängen auf den Server speichern.
Wenn jemand im Unternehmen eine Email von aussen erhalten hat und als erste adressierte Person des Unternehmens ist, sollte er die Email mit ihren Anhängen auf den Server speichern.
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Kommentar#: 00001
Datum: 2022-03-23
Benutzer: Radim
"Wenn jemand im Unternehmen eine Email gesendet hat, sollte er die Email mit ihren Anhängen auf den Server speichern..."
⇒ Um das Speichern der versendeten Email auf dem Server zu erleichtern, hat es sich bewährt, dass jede versendete Email automatisch auch in einer BCC-Kopie an den Absender gesendet wird. Als Absender findest du die von dir versendete Email schnell und einfach in deinem Posteingang, sobald sie versendet wurde.
Kommentar#: 00002
Datum: 2024-04-09
Benutzer: Radim
Die ordnungsgemässe Speicherung von Informationen ist für eine effiziente Arbeit und einen einfachen und schnellen Zugriff zu einem späteren Zeitpunkt von entscheidender Bedeutung.
Eine gute Archivierungsstruktur und -disziplin trägt dazu bei, Klarheit und Struktur in der Arbeitsumgebung zu erhalten, was zur Produktivität und zum Erfolg des Projekts insgesamt beiträgt.
Es ist daher wichtig, ausreichend darauf zu achten, wo und wie Informationen gespeichert werden, und geeignete Archivierungs- und Organisationsverfahren zu befolgen.